Schwärzung: Sensible Inhalte unkenntlich machen durch Schwärzen in Dokumenten

Unerwünschte Inhalte lassen sich einfach durch Schwärzungswerkzeuge für den Leser ausschalten.

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Warum Schwärzen?

Schwärzungen bieten sich immer dann an, wenn sensible Informationen dem Leser nicht eröffnet werden sollen. Hierzu bietet Adobe Acrobat 8 als neue Funktion die Werkzeugleiste „Schwärzung“ an. Dabei sollen die Schwärzungen als solche durchaus im Dokument ersichtlich sein. Sonst bestünde die Gefahr, dass der Kontext, der Sinn und der Textfluss unverständlich werden würde. Der Leser soll gerade wissen, dass hier eine Schwärzung (aus welchen Gründen auch immer) vorgenommen wurde.

Anwendungsmöglichkeiten für Schwärzungen sind unter anderem:
–  Fortbildungsmaterial aus Formularen, Vorgängen und Akten mit geschwärzten Flächen bei den personengebundenen Daten aus datenschutzrechtlichen Gründen
– Eliminieren von Begleittexten auf einer Seite aus urheberrechtlichen Gründen
– Vorinformationen für Pressevertreter, Unternehmer etc., worin bestimmte Inhalte wie etwa Bilder erst aber einem Stichtag (z. B. Pressekonferenz zum Vorstellen eines neuen Produktes) gezeigt werden sollen
– zur Unkenntlichmachung von internen Abläufen und/oder strategischen Planungen eines Unternehmens oder einer Behörde

Die Schwärzung kann folgende Informationen und Dokumenteigenschaften aus dem Dokument unkenntlich machen:
– Metadaten-Einträge
– digitale Unterschriften
– Rechte, die für den Adobe Reader bestimmt sind
– Dateianlagen
– Anmerkungen und Kommentare
– Lesezeichen
– eingebetteter Suchindex
– ausgeblendete Texte und Ebenen

Schwärzungen anwenden

Die Werkzeugleiste zum Schwärzen rufe ich auf über Anzeige => Werkzeugleisten => Schwärzung.

In meinem Beispieldokument habe ich ein DVD-Menü. Dort werde ich die Bilder schwärzen.
Hierzu wähle ich mit der Maus in der Werkzeugleiste das Werkzeug „Zum Schwärzen markieren“.

Das Werkzeug „Zum Schwärzen markieren“ ist in der Anwendung dem Auswahlwerkzeug ähnlich. Texte können buchstabengenau markiert werden, um Bildern und Grafiken wird ein Rahmen gezogen. Habe ich einen Bereich zum Schwärzen eingegrenzt, so erscheint ein roter Rahmen. Im Mouse-over zeigt sich dann das Resultat, wie es nach dem Befehl „Schwärzungen anwenden“ aussehen wird.

Nun habe ich die Vorschau im DVD-Menü zum Schwärzen markiert. Den Text grenze ich gerade ein, wenn ich die Maustaste loslassen, erhält sie ebenso einen roten Rahmen.

Möchte ich diese Bereiche nun schwärzen, so wähle ich in der Werkzeugleiste „Schwärzungen anwenden“.
Die eingerahmten Bereiche werden nun schwarz.

Es empfiehlt sich, das PDF-Dokument unter einem anderen Namen zu speichern, weil Schwärzungen unwiederbringlich sind.

Falls ich Schwärzungsmarkierungen doch nicht anwenden möchte, kann ich diese wieder löschen über rechte Maustaste und löschen.

Schwärzungseigenschaften

Ich habe zwei Möglichkeiten, dass Erscheinungsbild meinen Bedürfnissen anzupassen.
Zum einen werden die grundsätzlichen Schwärzungseigenschaften mit der Option „Schwärzungseigenschaften“ in der Werkzeugleiste eingestellt. Das gilt dann als Standard bei Schwärzungen. Zum anderen habe ich die Möglichkeit, einen markierten Bereich über rechte Maustaste => Eigenschaften anzupassen.

Besonders interessant sind die Einstellungsmöglichkeiten zum Erscheinungsbild der Schwärzung. Dort besteht die Option, die Farbe für die Schwärzung einzustellen. Des Weiteren kann ich dem Adressaten des Dokuments mit einem Überlagerungstext mitteilen, weswegen der Bereich geschwärzt wurde.

Für den Überlagerungstext setze ich ein Häkchen im Feld „Überlagerungstext verwenden“. Wenn ich möchte, dass dieser wiederholt wird, setze ich ebenfalls ein Häkchen. Im Textfeld gebe ich den Grund für die Schwärzung an.

Der blaue Rahmen bleibt solange um den Bereich, bis ich die Schwärzung anwende.
Da ich das Format für die Schwärzung bei der markierten Fläche festgelegt habe, kann ich es auch gleich als Standard festlegen. Im Eigenschaftenfenster ist unten für diesen Zweck ein Feld zum Übernehmen.

Suchen und schwärzen
Gerade wenn es um viele empfindliche Daten geht, bietet sich die Funktion „Suchen und schwärzen“ aus der Werkzeugleiste an. Diese durchsucht das gesamte Dokument, wahlweise auch die gesamte Festplatte, nach Suchwörtern. Mit einem Klick können diese dann zum Schwärzen markiert werden.

Bitte beachten: In Grafikdateien können auch Texte stehen, die als Pixeldaten vorliegen und somit nicht beim Suchen gefunden werden.

Zum Suchen und Schwärzen wähle ich in der Werkzeugleiste den entsprechenden Button. Nun öffnet sich ein Fenster zur erweiterten Suche. Dort kann ich mein Suchwort eingeben.
In meinem Beispiel nehme ich das Wort „Photoshop“.

Nun erscheint eine Liste mit dem Suchwort im Dokument. Im PDF-Dokument selbst ist das Suchwort „Photoshop“ markiert. Da es sehr oft vorkommt, bietet sich natürlich diese Funktion an. Und auch kein „sensibles“ Wort wird übersehen. Im Anschluss wähle ich in der Werkzeugleiste „Schwärzungen anwenden“ und die zuvor markierten Suchwörter werden geschwärzt.

Kommentarfunktion

Wenn Schwärzungen mit der Schwärzungsmarkierung vorbereitet werden und diese zur Anwendung von der Entscheidung/Überprüfung eines Mitarbeiters oder Vorgesetzten abhängig ist, so kann ich diesem die Beweggründe über ein Kommentar mitteilen. Dieser hat dann die Möglichkeit, auch die Schwärzung entsprechend zu bestätigen oder zu verneinen und selbst auf Kommentare zu antworten.

Um ein Kommentar zu verfassen, klicke ich doppelt auf die markierte Stelle. Nun öffnet sich das Kommentarfenster und ich kann meine Mitteilung schreiben. Wenn ich auf Kommentare antworten möchte, dann kann ich dies über die Optionen im Kommentarfenster.

Wenn ich markierte Schwärzungsstellen in einem Dokument mit Kommentar zum Absprechen weitergeben möchte, dann speichere ich die Datei natürlich. Das Programm weist mich noch einmal darauf hin, dass das Dokument Schwärzungsmarkierungen enthält. So soll verhindern werden, dass ungeschwärzte Stellen für Unbefugte zu lesen sind. Die Markierungen und Kommentare bleiben nach Bestätigen der Meldung erhalten und können zum Absprechen dem Adressaten übergeben werden. Beim Öffnen ist alles so, wie ich die Datei gespeichert habe.

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