Dateianlagen und Seitenanlagen in PDF-Dokumenten

Adobe Acrobat 8 Professional macht es möglich, PDF-Dokumenten Dateianlagen hinzuzufügen. Diese steigern zwar die Dateigröße, sind aber eine wahre Bereicherung in der Kommunikation und dem Datenaustausch mit dem Format PDF.

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Allgemeines zu Dateianlagen in PDF-Dokumenten

Anlagen sind dem PDF-Dokument angehängte Dateien. Es ist möglich, alle möglichen Dateiformate anzuhängen, unabhängig davon, ob diese von Acrobat unterstützt werden.

Adobe Acrobat 8 Professional unterscheidet Anlagen in:
– Dateien, die als Anlage zum PDF-Dokument hinzugefügt werden
– Dateien, die als Anlage zur Dokumentseite (Seitenanlagen) hinzugefügt werden

Der Unterschied der Dateianlagen eines Dokuments zu den Dateianlagen zu einer Dokumentseite besteht darin, dass diese ausschließlich im Anlagenfenster aufgeführt werden und innerhalb der Seiten keine Hinweise zur Anlage enthalten. Dateianlagen in der Dokumentseite – sog. Seitenanlagen – werden mit einem Symbol gekennzeichnet und finden sich im Anlagenfenster wieder.

Von Dateianlagen abzugrenzen sind die Audiokommentare. Diese werden nicht als Anlage behandelt und finden sich deshalb nur in der Kommentarliste und nicht im Anlagenfenster wieder.

Zum Öffnen des Anlagenfensters wähle ich über das Menü Anzeige => Navigationsfenster => Anlage.

Die in PDF-Dokumenten angehängte Dateianlagen können auch im Adobe Reader über „Anzeige => Navigationsfenster => Anlage“ geöffnet und gespeichert werden.

Dateianlagen zum PDF-Dokument hinzufügen

Es gibt drei Wege, dem PDF-Dokument eine Dateianlage hinzuzufügen. Ich kann in der Dateiwerkzeugleiste auf das Klammersymbol klicken oder im Anlagenfenster auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Eine dritte Möglichkeit besteht über das Menü Dokumente => Datei anhängen.

Wenn ich geklickt habe, öffnet sich ein Fenster, indem ich die Datei zum Anhang auswählen kann.
Zu beachten ist, dass das ausgewählte Dokumente nicht von anderen Programmen geöffnet sein darf. Erkennt Adobe Acrobat 8 Professional nicht das Dateiformat, gibt es eine Warnmeldung, die bestätigt werden muss. Die Warnmeldung beinhaltet die Information, dass dieses Dateiformat nicht über Adobe Acrobat geöffnet oder gespeichert werden kann. Der Anhang muss mit OK bestätigt werden.

Die Dateianlage erscheint nun im Anlagenfenster.

Wenn ich sehr viele Anhänge habe, bietet es sich an, eine Beschreibung hinzuzufügen, damit der Empfänger der Datei einfach zuordnen kann. Hierzu klicke ich mit der rechten Maustaste auf die Datei im Anlagenfenster und wähle Beschreibung bearbeiten. Es erscheint ein Fenster, indem ich meine Beschreibung eingeben kann.

Mein eingegebener Text erscheint dann in der Beschreibung zur Dateianlage im Anlagenfenster.

Über die Optionen kann ich auch weitere Bearbeitungen wie Löschen, Öffnen, Durchsuchen, etc. vornehmen.

Im Anschluss speichere mein PDF-Dokument. Die Dateigröße des Dokuments hat sich vergrößert, weil es quasi den Anhang aufgenommen hat.

Seitenanlagen zum PDF-Dokument hinzufügen

Da die Seitenanlagen mit einem kleinen Symbol innerhalb der Dokumentseite gekennzeichnet werden, verwende ich nicht das Anlagenwerkzeug des Anlagenfensters, sondern das Werkzeug „Datei als Kommentar anhängen“ aus der Werkzeugleiste Kommentieren und markieren.

Die Werkzeugleiste rufe ich über das Menü Anzeige => Werkzeugleisten => Kommentieren und markieren auf. Wenn das Werkzeug „Datei als Kommentar anhängen“ nicht aufgeführt wird, so muss ich es erst einrichten. Das kann Werkzeug ich über das Menü Anzeige => Werkzeugleisten => Weitere Werkzeuge aktivieren.


Das Werkzeug kann ich auch direkt ansteuern über das Menü Werkzeuge => Kommentieren und markieren => Datei als Kommentar anhängen.

Jetzt erscheint als Werkzeugsymbol ein kleiner Pinn für den Mauszeiger. Diese kann ich an der Stelle setzen, wo mein Dateianlage markiert werden soll. Mit Klick öffnet sich das Dateiauswahlfenster und ich kann meine Anlage wählen.

Wenn ich bestätigt habe, kommt als nächstes ein Fenster für die Eigenschaften der Dateianlage. Dort kann ich unter Erscheinungsbild die Symbolik, Farbe und Deckkraft variieren und unter Allgemeines einen Beschreibungstext hinzufügen, der im Anlagenfenster unter Beschreibung erscheint. Wenn ich ein neues Erscheinungsbild für meine Seitenanlagen wähle, dann bietet es sich an, die Option „Eigenschaften als Standard festlegen“ zu wählen. So ist diese Einstellung als Standard festgelegt und ich brauche bei den nächsten Seitenanlagen das Erscheinungsbild nicht extra anpassen.

 

Der Unterscheid zu den Dokumentanlagen wird im Anlagenfenster ersichtlich. Dort sind die Dokumentanlagen als Ort in Dokument mit der Registerkarte „Anlagen“ geführt, während die Seitenanlage als Ort in Dokument die konkrete Seite angibt.

Ebenso erscheint die Seitenanlage, aber nicht die Dokumentanlagen, in der Kommentarliste, die ich über das Dateianlagensymbol in der Dokumentseite mit rechter Maustaste oder über Einblenden in der Werkzeugleiste „Kommentieren und Markieren“ aufrufen kann.

Dateianlagen verschlüsseln

Bei Bedarf können Sicherheitseinstellungen für Dateianlagen vorgenommen werden. So können die Dateianlagen verschlüsselt und zum Öffnen und Speichern eine Kennwortabfrage eingerichtet werden. Kompatibel sind Sicherheitseinstellungen für Dateianlagen in den Adobe Acrobat Versionen 7 und 8.

Zum Kennwortschutz von Dateianlagen wähle ich das Menü Erweitert => Sicherheit => Verschlüsselung mit Kennwort


Es kommt eine Abfrage, ob die Sicherheitseinstellungen des Dokuments geändert werden sollen. Falls bereits im Vorfeld Einstellungen vorgenommen wurden, muss ich jetzt das Kennwort eingeben, damit die Sicherheitseinstellungen verändert werden können. Es öffnet sich nun das Menü für die Einstellungen des Kennwortschutzes.

 

Bei der Kompatibilität muss ich Acrobat 7 oder höher einstellen. Dann kann ich die Option zum Verschlüsseln der Dateianlagen aktivieren. Die Einstellungsmöglichkeiten für Berechtigungen haben für die Dateianlagenverschlüsselung keine Bedeutung. Nun gebe ich mein Kennwort ein und bestätige mit OK. Es erscheint noch einmal ein Dialogfenster zum Bestätigen des Kennwortes auf.

Ich speichere meine PDF-Datei. Nun erscheint im Titel in Klammern „Geschützt“ als Hinweis für die vorgenommene Sicherheitseinstellung.

Dateianlagen öffnen, speichern und löschen

Im Adobe Reader und Acrobat kann ich die Dateianlagen mit Doppelklick, rechter Maustaste => Öffnen oder dem Anlagenfenstermenüpunkt „Öffnen“ öffnen. Bei verschlüsselten Dateianlagen muss ich das Kennwort vor dem Öffnen eingeben.

Ebenso kann ich die Dateianlage aus dem PDF-Dokument auf die Festplatte speichern. Ich gebe das Zielverzeichnis an und bestätige mit Speichern. Nun wird eine extrahierte Kopie der Dateianlage als eine vom PDF-Dokument unabhängige Datei gesichert.

Zum Löschen der Dateianlage aus dem PDF-Dokument markiere ich einfach die Anlagen, die ich gelöscht haben möchte. Sind es mehrere, dann halte ich die STRG-Taste gedrückt. Für alle Anlagen wähle ich STRG-A. Im Anschluss klicke ich auf das Mülltonnensymbol für Löschen oder rechte Maustaste => Anlage löschen. Die Seitenanlagen kann ich auch mit der Entf-Taste direkt aus der Dokumentseite löschen.
Das Löschen von Dateianlagen funktioniert nur in Adobe Acrobat, nicht in Adobe Reader.

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